Prevención de fraudes en épocas festivas

Prevención de fraudes en épocas festivas

Publicada el 18 de diciembre de 2020

Ideia Consulting

Eficiencia Operativa, Mitigación de Riesgos y Transformación de Procesos

Durante las festividades del mes de diciembre, cierres de periodo y la planificación estratégica del siguiente año, las directivas de las empresas se mantienen ocupadas, dando lugar a que operativamente se abran huecos de supervisión en los procesos para que cualquiera pueda cometer algún tipo de fraude y más aún al ser éste uno de los años más críticos para las empresas debido al brote del covid-19.

Algunos de los fraudes a los que se enfrentan las organizaciones en la época de festividades son:

1) Entrega o aceptación de regalos, dinero, productos

Entrega o aceptación de regalos, dinero, productos o cualquier especie para cerrar contratos, abrir nuevas líneas de negocio, entre otros intereses; la época navideña es la más propicia para este tipo de fraudes, la sociedad está acostumbrada a dar regalos y en ocasiones esto es aprovechado por los perpetradores para comprometer al personal de las empresas a cambio de regalos costos en dinero o en especies. Se debe estar alerta a estas circunstancias que pueden parecer inofensivas incluso de cortesía pero en el fondo pueden tener un interés oculto.

2) Ofrecimiento de bonos, comisiones, obsequios

Ofrecimiento de bonos, comisiones, obsequios entre colaboradores con el propósito de ocultar, eliminar o maquillar información; la desesperación de cumplir objetivos en época de cierre de estados financieros hace que la dirección tome acciones desesperadas y/o fraudulentas, es importante revisar los esquemas de bonos y comisiones, en ocasiones estos pueden ser desmesurados y pueden constituir en una presión para el cometimiento de fraudes, se debe revisar registros cercanos a los cierres anuales y posteriores al mismo, así como análisis de tendencias, forecast, etc.

3) Emisión de pagos por compras de bienes o servicios ficticios

El área de compras es de las más susceptibles de fraudes organizacionales, un sin número de esquemas pueden ser llevados a cabo, puntualmente para el caso de bienes o servicios ficticios es importante revisar que exista un esquema adecuado en cuanto al proceso de compras (a través de flujos de trabajo considerando segregación de funciones): requisición, orden de compra, aprobación por montos, constancia de recepción, factura, pago.

4) Soborno a proveedores o empleados clave dentro de la compañía

El Soborno asociado con la corrupción es una de los fraudes más conocidos en este sentido, además de la presión para dar y/o recibir sobornos, se denota la degradación en cuanto a los conceptos de ética e integridad, al tratarse el soborno de un acto entre dos o más personas son muy difíciles de detectar a simple vista, es necesario hacer varios procedimientos combinados y de distintos tipos de evidencia para determinar este delito.

¿Cómo evitar que se cometan estos y otros fraudes en la organización?

Una oportunidad de fraude se da por falta de control, por ello es imprescindible que en cada proceso de la empresa se identifiquen los controles clave, a continuación algunas recomendaciones de como evitar fraudes en la organización:

  • Definan políticas y que éstas sean divulgadas al personal, es menester del cuerpo normativo que establezca las normas de conducta y las consecuencias de su inobservancia acompañado de campañas de comunicación, sensibilización, investigación y toma de acciones, estamos hablando de un Código de Ética, Política anti fraude, etc.
  • Contar con un departamento de control interno.
  • Realizar auditorías.
  • Evitar el excesos de confianza sobre uno o varios colaboradores.
  • Evaluar y actualizar periódicamente los controles de cada área es menester en esta lucha contra el fraude.
  • Implementar canales de denuncia los cuales bien manejados ayudan a crear confianza entre las partes interesadas así como contribuyen a un ambiente de control sano y adecuado.

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