¿Es conveniente invertir en eficiencia y control a pesar de la crisis?

Publicada el 15 de octubre de 2020

Ideia Consulting

Eficiencia Operativa, Mitigación de Riesgos y Transformación de Procesos

Estamos viviendo una crisis económica a nivel mundial donde la mayoría de las organizaciones se vieron afectadas por no estar preparadas para afrontarla, ocasionando entre otros aspectos, una pérdida importante de liquidez esto como consecuencia de la merma de ingresos y en algunos casos de una administración inefectiva de las finanzas de las organizaciones, sin embargo, hay que tomar esta crisis como una oportunidad de mejora y enfocarse en los cambios que son necesarios para mantener a flote una organización. Es indispensable el replantear la estrategia de eficiencia y control que se ha venido desarrollando esto porque la realidad actual es muy diferente a la que estábamos acostumbrados antes de la pandemia, por lo tanto lo de antes no funcionará ahora. Es menester entender que las empresas que inviertan en eficiencia operativa y al mismo tiempo en controles efectivos (que contribuyan a minimizar riesgos críticos de negocios), tendrán una ventaja importante sobre su competencia.

A continuación compartimos 5 razones por las cuales soportamos la necesidad de invertir en eficiencia y control ahora más que nunca:

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1. Mitigar los nuevos riesgos emergentes y evitar pérdidas inesperadas

En esta época de crisis se ha prestado gran atención al estudio de riesgos nuevos y emergentes, uno de ellos y diríamos que el más representativo es el riesgo de fraude, ahora las empresas están mucho más expuestas a este tipo de problemas debido a las conexiones digitales y al relajamiento de controles debido a los confinamientos, en nuestras asesorías vemos con mayor frecuencia las faltas éticas, hurtos, robos, sobre precios, falsificaciones, delitos cibernéticos, etc, ninguna empresa estuvo preparada para afrontar estos riesgos y justamente aquellas que ya tenían una cultura de control interno fortalecida y/o un área de auditoría interna eficiente son las que han salido a flote minimizando así las potenciales pérdidas financieras, reputacionales, etc, recordemos que la auditoría interna desde hace muchos años basa su trabajo en riesgos y gestión de los mismos por lo que este ambiente de incertidumbre es claramente manejable desde su perspectiva.

2. Ganar ventaja competitiva (empresas 3.0)

Para la organización lo que realmente importa son sus clientes, por lo tanto tiene otro eje más donde fijar sus estrategias, para lo cual es necesario acoplarse al mundo online sin desplazar al físico, las redes sociales han cambiado para siempre la forma en la que se comparte la información, así como con la capacidad de compartir opiniones y sentimientos con tantas personas en tiempo real. La velocidad a la que hoy en día se hace negocios nos obliga a todos a ser más eficientes y eso se consigue haciendo un examen profundo de los procesos de las organizaciones, eliminando las actividades innecesarias, enfocándose en las necesidades de los clientes, por esta razón, entender como funcionan las operaciones de las empresas y reducir desperdicios ayudará a mejorar el tiempo de respuesta y la calidad del bien o servicio ofertado, seguir ahora un enfoque de procesos camino a la mejora continua es indispensable en un mundo que ha empezado su viaje con miras hacia las empresas 3.0 (digitalizadas).

3. Disminuir la incertidumbre y vulnerabilidad

La incertidumbre que se ha generado en estos últimos meses ha hecho que las organizaciones se encuentren vulnerables a cualquier tipo de acciones en detrimento de las mismas, el no contar con una estructura fuerte de control interno hace que el riesgo de sufrir fraudes y/o pérdidas inesperadas sea aún más alto, en una organización que existe un ambiente adecuado de control la gente piensa dos o tres veces antes de perpetrar una acción indebida porque sabe que tendrá consecuencias graves, el tono de control de la administración es muy importante pero no es suficiente puesto que es necesario contar un equipo experto en controles que todo el tiempo monitoree las situaciones de riesgo y pueda emitir alertas tempranas a la administración, por esta razón el equipo de control interno y/o el área de auditoría interna constituyen un aliado estratégico para la alta dirección.

4. Evitar y prevenir fraudes

De acuerdo a la última encuesta realizada por la ACFE (Asociación de examinadores de fraude certificados), la mitad de los fraudes internos en una empresa se detectan gracias a la gestión y/o alertas emitidas por auditoría interna. Por concepto la gestión de auditoría interna proporciona a la administración de la compañía una certeza razonable de que los objetivos organizacionales serán alcanzados, ¿Cómo logra esto?, a través de exámenes continuos en función de evidencias y de asesorías en controles y riesgos, nadie más que un buen auditor interno para asesorar a la administración en estos dos temas de gran importancia hoy más que nunca. Anteriormente hemos enfatizado la importancia de implementar programas anti-fraude, las pérdidas que tienen las empresas que se han enfrentado a este grave problema han sido realmente significativas y no solo hablamos de pérdidas económicas sino reputacionales que es aún mucho peor, a una empresa le cuesta años salir de este tipo de problemas (ocasionados por fraudes) muchas empresas han cerrado debido a escándalos de los cuales nunca pudieron salir a flote y en este contexto es importante resaltar que ninguna empresa está exenta de esto, TODAS están expuestas en mayor o menos medida pero todas requieren un análisis del riesgo de fraude.

5. Ahorrar costos y potencializar la rentabilidad

Ahorrar costos para una organización significa una mayor optimización de recursos e inversiones lo que garantiza un mayor éxito en la rentabilidad, uno de los puntales importantes para esto es la eficiencia operativa, mientras más ágil sea un proceso (libre de desperdicios) menos costoso será y por lo tanto generará más ganancias, así que invertir en procesos para hacerlos más eficientes, rápidos y ágiles, les permitirá a las empresas ahorrar dinero y ser más competitivas, es decir esta es de las inversiones que no deben faltar en estos tiempos de nueva realidad digital. Nadie sabe cuánto desperdicio tiene en su operatividad hasta que llegan expertos a analizar los procesos y les muestra todo lo que están perdiendo en tiempo y recursos tratado de tapar o cubrir ineficiencias que al final se reflejan en costos altos, pérdidas de clientes, pérdidas financieras, etc, es increíble lo que puede hacer un proceso bien estructurado y ágil por la salud financiera y operacional de una empresa.

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