Tradicionalmente las empresas han venido desempeñando sus actividades diarias considerando las funciones de su personal, esto genera que cada proceso sea asociado a quien lo ejecuta y por consecuencia los problemas encontrados inmediatamente son trasladados a sus ejecutores cayendo así en un círculo vicioso donde nada se resuelva y por el contrario se genera costumbre ante los desperdicios con el pretexto de que no se logran mejoras porque quien ejecuta las actividades de un X o Y proceso es el “culpable”.
Cuando la administración de una compañía se ejecuta por procesos ya no se busca culpables sino que se examinan las actividades de cada proceso en búsqueda de mejoras y de eliminar la mayor cantidad de desperdicios posibles, entendamos que el lenguaje es distinto, en el primer caso (administración por funciones) siempre hay “personas culpables” mientras que en el segundo caso (administración por procesos) siempre hay oportunidades de mejora a través de eliminación de desperdicios.
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Con este preámbulo, a continuación detallamos las diferencias más importantes entre ambas administraciones:
1. Enfoque de gestión
| Administración por funciones | Administración por procesos |
| Comunicación verbal | Comunicación horizontal |
| Trabajo por departamentos basado en nivel jerárquico | Trabajo integral colaborativo |
2. Resultados
| Administración por funciones | Administración por procesos |
| Las personas trabajan por silos, de forma individual | El mandante es el trabajo en equipo |
| Las personas (los empleados) son el problema | El proceso es el problema |
3. Evaluaciones
| Administración por funciones | Administración por procesos |
| Las personas son sujetas de evaluación | El proceso es el que se evalúa a través de KPI’s. |
| Los errores ocurren y posteriormente se corrigen (coloquialmente: se apagan incendios) | Se trabaja en la prevención y no en la reacción |
4. Satisfacción
| Administración por funciones | Administración por procesos |
| Su objetivo principal es satisfacer a una jefatura. | Se orienta a satisfacer al cliente. |
| Se enfoca en el control a los empleados | La metodología de procesos se orienta al desarrollo de los empleados |
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