Hablar del control de un negocio es hablar de uno de los pilares fundamentales en la administración de un buen gerente, es obvio pensar que una persona en este tipo de posiciones conoce la importancia del monitoreo del negocio, sin embargo, creemos esencial que los gerentes comprendan que existen varias herramientas con las cuales pueden ejecutar esta actividad y es importante que evalúen cual de ellas se ajusta a su realidad empresarial y a la realidad del mundo de hoy donde la transformación digital nos está exigiendo a todos innovación y mayor rapidez en mostrar buenos resultados. A continuación ponemos sobre la mesa una herramienta LEAN que si bien están enfocada en la mejora continua, también es una excelente herramienta de control para los negocios:

Tablero SQDCP (Safety, Quality, Delivery, Cost, People)

Esta herramienta permite categorizar los temas más importantes del negocio en estas 5 variables, definiendo objetivos para cada una y a su vez estableciendo actividades que contribuyen al cumplimiento de cada objetivo con su respectivo KPI, es importante resaltar que en cada categoría se puede medir más de un objetivo y pueden abordarse temas relacionados con ventas, finanzas, clientes, etc. ejemplos:

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Safety (Seguridad):  KPI – 0 incumplimientos

Resultados de auditorías al cumplimiento de las medidas de bioseguridad.

Quality (Calidad): KPI – XX CSI índice de satisfacción del cliente

Medición de las encuestas realizadas a los clientes respecto a la satisfacción en el servicio o producto otorgado.

Delivery (Entrega): KPI – XX Tiempo de respuesta en el servicio al cliente

Medida de eficiencia que permite establecer el tiempo entre la solicitud del cliente y la satisfacción de sus necesidades.

Cost (Costo): KPI – XX% de costos/ Ventas (otras medidas financieras)

Medidas financieras relacionadas con optimización de costos, costo – beneficio, rentabilidad, etc.

People (Gente): KPI – % empleados satisfechos con el clima laboral de la empres

Medidas que se relacionan con la gente y su satisfacción.

Características de los tableros gerenciales ágiles:

• Totalmente visuales
• Entendible, escrito en un idioma que sea transparente para todas las partes interesadas
• Disponibles y actualizados todo el tiempo (preferible en tiempo real)
• Que describa una situación XX de un solo vistazo, sin necesidad de mayor explicación
• Compara meta u objetivo vs realidad
• Define al menos un plan de acción para cada deficiencia o desvío identificado

También es importante resaltar que la administración gerencial sobre este y cualquier otro tablero es esencial y aquí se configura una actividad LEAN conocida como MDI (Management Daily Improvement) que quiere decir: administración diaria de las mejoras, es decir que los Gerentes deben administrar a diario (de ser posible) la información de los tableros, inspirar a su gente a tenerlos actualizados, revisarlos, preguntar al respecto, incitar al equipo a encontrar la causa raíz de los problemas cuando estos aparecen etc., esto se configura a través de reuniones diarias/ periódicas cortas, de pocos minutos donde el equipo proporciona una actualización de sus variables, en el mismo sitio del trabajo ejemplo:

Ahora en tiempos de pandemia donde puede resultar difícil hacer visitas físicas para revisar los tableros, se puede utilizar la tecnología a través de reuniones y tableros virtuales, lo importante es no desentenderse del día a día, generar confianza ahora más que nunca es indispensable.